Энциклопедия банковского дела и финансов - документы банка учетные

Д.б.у. отражают фин. операции и проверяют соответствие правилам Федеральной корпорации страхования депозитов (ФКСД), ФРС и Контролера ден. обращения. Кроме того, они удовлетворяют требованиям по ведению учетных документов в качестве корпораций, кредиторов, инвесторов, служащих и налогоплательщиков. ЗАКОН О БАНКОВСКОЙ ТАЙНЕ является ведущим примером введенных правовых требований по неразглашению информации из учетных документов. Статуты штатов также ввели требования по ведению Д.б.у. и др. учреждений. Законы штатов часто определяют корпоративные и бух. документы, к-рые должны сохраняться в тайне постоянно, а также на что нужно обратить внимание при разработке политики для документов др. банка. Эти законы позволяют уничтожать документы по истечении срока их секретного хранения и разрешают воспроизводство документов с микрофильмовУправление Д.б.у. занимается организацией информации и способами ее регистрирования, обработки, воспроизведения, классифицирования, хранения, выбраковки и уничтожения. Правильно составленные учетные документы удовлетворяют прямым правовым требованиям на федеральном или штатном уровнях. Эта проверка фокусируется на политике и практике по неразглашению информации по банковским проводкам.Банки обычно классифицируют учетные документы как первичные и вторичные. Первичные документы определяют и поддерживают окончательное сальдо банка и взаимоотношения по счетам с клиентами банка. Вторичные документы содержат важную информацию об операциях и бухучете. Существуют следующие основные классификации Д.б.у.:Классификации основных учетных документовТипОписаниеСоответствиеПриемные статутные требования по ведениюнию учетной документации или неразгла-шению информации по ним. Внутреннее или внешнее использование регулятивной проверки, налогового соответствия, вызова в суд или извещения о предъявленном искеПервичныеПредставляют фин. положение банка, взаимоотношения по счетам с клиентамиВторичныеНапрямую относится к первичным документамВажностьВажны для ведения и возобновления бан-ковских операций в течение чрезвычайного положения или катастрофы. Желательно размещение этих документов вне помещениябанка и на значительном расстоянии от негоУчетные документы подразделяются на две основные группы: 1) те, к-рые относятся к управлению банком как корпорацией, и 2) те, к-рые относятся ко взаимоотношениям по счету клиента. Эти группы могут быть составлены следующим образом:КорпорацияДепозиты, административные, кадры, залог, налогиСчета клиентовБухучет, ссуды, инвестиции, трастИнститут банковской администрации рекомендует использовать следующие положения в случае, когда отсутствуют определительные ссылки или ссылки на офиц. разрешение по неразглашению информацишению информации из учетных документов. Статуты штатов также ввели требования по ведению Д.б.у. и др. учреждений. Законы штатов часто определяют корпоративные и бух. документы, к-рые должны сохраняться в тайне постоянно, а также на что нужно обратить внимание при разработке политики для документов др. банка. Эти законы позволяют уничтожать документы по истечении срока их секретного хранения и разрешают воспроизводство документов с микрофильмовУправление Д.б.у. занимается организацией информации и способами ее регистрирования, обработки, воспроизведения, классифицирования, хранения, выбраковки и уничтожения. Правильно составленные учетные документы удовлетворяют прямым правовым требованиям на федеральном или штатном уровнях. Эта проверка фокусируется на политике и практике по неразглашению информации по банковским проводкам.Банки обычно классифицируют учетные документы как первичные и вторичные. Первичные документы определяют и поддерживают окончательное сальдо банка и взаимоотношения по счетам с клиентами банка. Вторичные документы содержат важную информацию об операциях и бухучете. Существуют следующие основные классификации Д.б.у.:Классификации основных учетных документовТипОписаниеСоответствиеПриемные статутные требования по ведениюнию учетной документации или неразгла-шению информации по ним. Внутреннее или внешнее использование регулятивной проверки, налогового соответствия, вызова в суд или извещения о предъявленном искеПервичныеПредставляют фин. положение банка, взаимоотношения по счетам с клиентамиВторичныеНапрямую относится к первичным документамВажностьВажны для ведения и возобновления бан-ковских операций в течение чрезвычайного положения или катастрофы. Желательно размещение этих документов вне помещениябанка и на значительном расстоянии от негоУчетные документы подразделяются на две основные группы: 1) те, к-рые относятся к управлению банком как корпорацией, и 2) те, к-рые относятся ко взаимоотношениям по счету клиента. Эти группы могут быть составлены следующим образом:КорпорацияДепозиты, административные, кадры, залог, налогиСчета клиентовБухучет, ссуды, инвестиции, трастИнститут банковской администрации рекомендует использовать следующие положения в случае, когда отсутствуют определительные ссылки или ссылки на офиц. разрешение по неразглашению информации по учетным документам:Корпоративные учетные документыОбщиеПротоколыПостоянноУставные нормыПостоянноГодовые отчетыПостоянноГлавная книга акций акционерного капиталаПостоянноГлавная книга инвестицийПостоянноОтчеты по проверкамПостоянноОтчеты по запросуПостоянноГлавная бухгалтерская книга или журналПостоянноЕжедневные отчеты о состоянии делПостоянноКнига счетов к оплате6 лет*Аудиторские отчеты6 лет*Аудиторские рабочие документы3 года*Платежные ведомости6 лет*Счета-фактуры6 лет*Документы о списанных активах6 лет*Страховые полисы по истечении срока погашения6 лет** Или статут штата об ограничениях.АдминистративныеДокументы о ссудах должностным лицам, директорам и акционерам (Правило О)Не оговореноДокументы о задолженностях должностных лиц или основных акционеров банкам-корреспондентам3 годаЗапросы на предоставление сведений и состояние дел должностных лиц и акционеров, чья задолженность превышает определенную сумму2 годаРегистратор акций и информации об акционерахПостоянноОтчеты ФКСД по оценке и верификации, после регистрации или разрешения конфликта див5 летРегистратор идендов по оплаченным чекамПостоянноДокументы о благотворительных взносахНе оговореноБухгалтерскиеДокументы о резервах на покрытие убытков от ссудПостоянноДокументы о командировках и расходахНе оговореноДокументы об амортизацииПостоянноКадровыеПланы пенсионных льгот, требуемые по Закону о пенсионном обеспечении трудящихся, не охваченных льготными пенсионными программами и схемами участия в прибылях, после регистрации6 летДокументы о налоге на занятость после их выплаты4 годаИнформация служащих о заработной плате, часах, поле, профессии, условий труда, требуемая Законом о справедливых трудовых стандартах3 годаДокументы на служащих, содержащие имя, адрес, дату рождения, профессию, ставку зарплаты и еженедельную компенсацию по Закону о запрещении возрастной дискриминации при найме3 годаДокументы на служащих-инвалидов, требуемые по Закону о справедливых трудовых стандартах3 годаДокументы о занятости и доходах, рабочем графике и оценке рабочего места, требуемые по Закону о справедливых трудовых стандартах2 годаНаем, повышение, понижение, перевод, увольнение, завершение рабочего стажа, ставка оплаты или информация об обучении, после регистрации или окончательного осуществления акта6 месяцевТесты среди служащих на занятие вакансий и документы о процессе отбора2 годаЗаявки на работу, повышение, увольнение, проверка на пригодность, реклама, после осуществления1 годПланы дополнительных выплат служащим, после их исполнения1 годФормы заявок на временную занятость90 днейДокументы Управления профессиональной безопасности и здоровья (OSHA) о профессиональных травмах и заболеваниях, включая требование о ежегодных сводках, после раскрытия5 летБезопасностьСертификат администрации о соответствии требованиям по безопасности3 годаПодтверждение соответствию стандартам установки охранных устройств (Правило Р)Не оговореноОценка достаточности программы по безопасностиНе оговореноЗаписи о проверке охранных устройств (Правило Р)Не оговореноОтчеты сотрудника правоохранительных органов, к-рый консультировал по установке, обслуживанию и эксплуатации охранных устройствНе оговореноКриминальные отчеты о разбое, грабеже или хищениях служащими, совершенных или неудавшихсяНе оговореноСвидетельство о несоответствии стандартам по установке охранных устройствНе оговореноДокументы пожарной охраны в соответствии с требованием Управления профессиональной безопасности и здоровья (OSHA)Не оговореноНалоговыеФедеральные налоговые ведомости должны сохраняться так долго, насколько их содержание может оказаться значимым при исполнении любого закона о внутренних доходах. Хотя некоторые записи должны сохраняться вечно, общие требования выражены следующим образом:1. Документы о собственности, по к-рой можно получить или потерять прибыль, должны сохраняться до принятия решения о налогообложении.2. Документы, поддерживающие показатели дохода, отчислений и кредитов, включая прибыли и убытки,  возникающие при возврате, должны сохраняться как минимум до истечения срока, определяемого статутом по ограничениям на возврат.Источник: Adapted from Bank Record Retention Guide, Mary J. Williamson, Bank Administration Institute, 1988.